Trong thế giới sản xuất bận rộn, phức tạp và nhịp độ nhanh, khái niệm Kaizen đã nổi lên như một phương pháp mạnh mẽ để thúc đẩy cải tiến liên tục và nâng cao hiệu quả. Kaizen, dịch ra tiếng Nhật là “thay đổi để tốt hơn”, đã trở thành triết lý nền tảng và kế hoạch hành động cho các tổ chức đang tìm cách tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Bài viết này khám phá những nguyên tắc cơ bản của Kaizen, cách thức áp dụng nó trong sản xuất và nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong việc đạt được tăng trưởng và thành công bền vững.

Áp dụng Kaizen trong sản xuất bằng quy trình năm bước đơn giản sau:

• Xem lại tình hình hiện tại của bạn

• Tạo ra ý tưởng cải tiến

• Thực hiện kế hoạch/giải pháp

• Phân tích kết quả, xem xét và tinh chỉnh

• Xác định các bước tiếp theo và lặp lại!

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách triển khai khái niệm Kaizen trong nhà máy của bạn, cách duy trì văn hóa cải tiến liên tục và đọc về hai ví dụ thực tế.

Áp dụng khái niệm Kaizen trong sản xuất

Về cốt lõi, Kaizen thể hiện triết lý cải tiến liên tục thông qua những thay đổi nhỏ, gia tăng. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học hỏi, thích nghi và tối ưu hóa liên tục.

Bằng cách nhận ra rằng ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể mang lại tác động đáng kể theo thời gian, các nhà sản xuất có thể tạo ra một văn hóa đón nhận sự thay đổi, cải thiện năng suất và khuyến khích tăng trưởng liên tục. Nhưng làm thế nào để triển khai chiến lược cải tiến liên tục trong môi trường sản xuất? Hãy đọc tiếp để tìm hiểu.

Năm bước của quy trình Kaizen 

Một sáng kiến ​​Kaizen điển hình trong sản xuất thường bao gồm các bước sau:

Bước 01: Xác định: Xác định một khu vực hoặc quy trình cụ thể cần cải thiện.

Bước 02: Đưa ra ý tưởng và lập kế hoạch cải tiến: Tìm kiếm những cách thực tế để giải quyết các vấn đề đã xác định ở bước trước.

Bước 03: Triển khai Kế hoạch/Giải pháp: Triển khai các giải pháp cải tiến đã chọn theo cách có kiểm soát và có cấu trúc.

Bước 04: Phân tích kết quả thường xuyên, xem xét và tinh chỉnh: Đo lường tác động của những thay đổi đã thực hiện, đánh giá kết quả và thu thập phản hồi để cải thiện thêm.

Bước 05: Xác định các bước tiếp theo/lặp lại: Khi đã xác định được những cải tiến thành công, hãy thiết lập các tiêu chuẩn mới và phát triển các quy trình để duy trì những thành quả đã đạt được.

Phương pháp tiếp cận có hệ thống này đảm bảo các sáng kiến ​​Kaizen được lập kế hoạch, thực hiện tốt và tích hợp vào văn hóa của tổ chức.

Chúng ta hãy cùng xem xét chi tiết hơn từng bước trong năm bước của quy trình Kaizen điển hình:

Bước 01: Nhận dạng

Bước đầu tiên trong quy trình này là xem xét lại tình hình hiện tại của bạn – các quy trình, điểm mạnh, những sai lầm đã mắc phải, v.v. Việc này không chỉ dành cho bạn và đội ngũ cấp cao – hãy mời nhiều người từ khắp nơi trong doanh nghiệp tham gia vào giai đoạn này. Họ có thể có quan điểm độc đáo và khách quan, và có thể đưa ra những phản hồi mà bạn có thể chưa biết.

• Lập bản đồ quy trình sản xuất và thu thập dữ liệu từ những năm trước (nếu bạn đã triển khai hệ thống giám sát máy móc – hãy lấy dữ liệu này để xem xét!)
• Xác định nơi có tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong sản xuất
• Xem xét lại bất kỳ khu vực nào trong quá trình sản xuất không mang lại bất kỳ giá trị nào

Nếu bạn chưa có thiết bị để thu thập dữ liệu từ quy trình sản xuất, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm giám sát máy móc . Phần mềm sản xuất FourJaw cho phép các nhà sản xuất hiểu rõ hiệu suất trong quá khứ và tối ưu hóa hiệu quả trong tương lai. Hãy đặt lịch demo với một thành viên trong nhóm của chúng tôi để bắt đầu.

Bước 02: Tạo ý tưởng và lập kế hoạch cải tiến

Tập hợp nhóm của bạn và trình bày những phát hiện của bạn. Ở giai đoạn này, bạn đang tìm kiếm những cách khả thi để giải quyết các vấn đề đã xác định ở bước trước. Hãy thực hiện theo bất kỳ cách nào bạn muốn, nhưng hãy tận dụng tối đa bảng trực quan, sơ đồ tư duy và sự hợp tác nhóm.

• Khuyến khích các thành viên trong nhóm tập hợp lại và làm việc cùng nhau
• Tận dụng tối đa chuyên môn và kinh nghiệm của từng nhân viên trong các lĩnh vực chuyên biệt
• Quan trọng nhất là phải có tư duy cởi mở!

Hãy cân nhắc phương pháp Kaizen “dòng chảy” và “quy trình” khi quyết định lĩnh vực trọng tâm của bạn. Tìm hiểu thêm về điều này bên dưới.

Bước 03: Triển khai Kế hoạch/Giải pháp

Sau khi đã đưa ra một số ý tưởng ban đầu để cải thiện quy trình sản xuất, hãy triển khai các giải pháp cải tiến đã chọn theo cách có kiểm soát và có cấu trúc.

Bắt đầu với những mục tiêu dễ thực hiện – tức là những nhiệm vụ có tác động lớn nhất trong thời gian ngắn nhất và tốn ít công sức nhất.

• Phân công nhiệm vụ để thực hiện dễ dàng hơn – bạn không thể làm tất cả mọi việc!
• Đảm bảo mỗi nhiệm vụ đều có một “chủ sở hữu” – những người này không cần phải là thành viên cấp cao của nhóm
• Chọn ngày để kiểm tra từng nhiệm vụ

Bước 04: Phân tích kết quả thường xuyên, xem xét và tinh chỉnh

Để duy trì đà phát triển, bạn phải đo lường tác động của những thay đổi đã thực hiện, đánh giá kết quả và thu thập phản hồi từ nhóm của mình để cải thiện thêm.

• Đặt KPI rõ ràng để xem xét cho từng mục hành động
• Đo lường cả dữ liệu định tính và định lượng
• Lên lịch kiểm tra Kaizen hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để duy trì ý tưởng và phân tích kết quả cải tiến của bạn

Bước 05: Xác định các bước tiếp theo và lặp lại!

Có thể bạn không nghĩ vậy, nhưng đây là một trong những bước quan trọng nhất khi triển khai Kaizen tại nhà máy của bạn. Khi đã xác định được những cải tiến thành công, hãy thiết lập các tiêu chuẩn mới và phát triển các quy trình để duy trì những thành quả đó. Bạn phải tạo ra một văn hóa thay đổi liên tục, nơi các nhân viên luôn tìm kiếm những cải tiến để thực hiện.

• Hãy từ bỏ ý tưởng về ‘ngày hoàn thành’
• Đừng ngại thay đổi chiến thuật và hướng đi nhiều lần
• Chia sẻ các giá trị Kaizen của bạn với tất cả các nhân viên mới, để mọi người cùng hiểu và duy trì văn hóa