Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp sản xuất không chỉ cần tăng năng suất mà còn phải tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và đảm bảo sự linh hoạt trước biến động thị trường. Một trong những triết lý quản trị được nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới áp dụng thành công chính là Kaizen – một phương pháp bắt nguồn từ Nhật Bản, với ý nghĩa “cải tiến liên tục”, không phải là một cuộc cách mạng lớn lao, mà là một hành trình không ngừng nghỉ của những thay đổi nhỏ, đều đặn. Nó tập trung vào việc tìm kiếm và loại bỏ lãng phí, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng một cách bền vững.
I. Cải tiến liên tục – Kaizen là gì?
Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục có thể mang lại những cải thiện đáng kể. Thông thường, Kaizen dựa trên sự hợp tác và cam kết, trái ngược với các phương pháp sử dụng những thay đổi triệt để hoặc áp đặt từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi. Kaizen là cốt lõi của sản xuất tinh gọn và Phương thức Toyota. Nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất nhằm giảm thiểu khuyết tật, loại bỏ lãng phí, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động, đồng thời thúc đẩy đổi mới.
II. Lợi ích của hệ thống Kaizen
1. Tăng năng suất
Kaizen tập trung vào việc cải tiến liên tục, loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình, từ đó giúp tăng hiệu quả hoạt động và đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc. Nhờ sự tham gia của tất cả nhân viên trong việc đề xuất và thực hiện cải tiến, Kaizen tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và ý thức cải tiến của mỗi cá nhân.
Hệ thống này cũng giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, đồng thời giảm thiểu sai sót và chi phí sản xuất. Việc áp dụng Kaizen thành công có thể dẫn đến tăng năng suất đáng kể, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.
2. Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Hệ thống Kaizen khuyến khích việc liên tục tìm kiếm và loại bỏ các yếu tố gây ra sai sót trong quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm lỗi, nâng cao độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng.
Việc thực hiện các cải tiến nhỏ liên tục trong công việc hàng ngày giúp tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí và tăng cường sự tập trung vào chất lượng. Nhờ vào việc áp dụng nguyên tắc của hệ thống Kaizen, tổ chức có thể tăng khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ cung cấp.
3. Tăng lợi thế cạnh tranh
Nhờ tập trung vào cải tiến liên tục từng khía cạnh nhỏ, Kaizen giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và gia tăng năng suất. Điều này dẫn đến sản phẩm chất lượng cao hơn, giá thành cạnh tranh hơn, dịch vụ khách hàng tốt hơn, tạo ra lợi thế so với đối thủ.
Song song đó, Kaizen thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần làm chủ của nhân viên, khuyến khích họ đóng góp ý tưởng cải tiến, tạo ra môi trường làm việc năng động và gắn kết. Nhờ vậy, doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài, củng cố lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực.
4. Phát triển kỹ năng cho nhân viên
Thông qua việc áp dụng Kaizen, nhân viên được khuyến khích suy nghĩ sáng tạo, tìm ra giải pháp cho các vấn đề và đề xuất cải tiến cho công việc của mình. Quá trình này giúp họ phát triển tư duy phản biện, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.
Kaizen đồng thời cũng tạo môi trường học tập tích cực, nơi nhân viên được hỗ trợ và khuyến khích chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau. Việc áp dụng Kaizen cũng giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm, sự tự tin của nhân viên khi họ thấy được đóng góp của mình trong việc cải thiện công việc chung của tổ chức.
5. Tạo động lực và tinh thần làm việc
Thay vì áp đặt các mục tiêu từ trên xuống, Kaizen khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quá trình cải tiến, trao quyền cho họ đề xuất ý tưởng và thực hiện thay đổi. Việc ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhân viên, dù là nhỏ nhất, giúp củng cố tinh thần trách nhiệm và khuyến khích họ tiếp tục tham gia vào quá trình cải tiến chung.
6. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Kaizen tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi cá nhân được khuyến khích đóng góp ý tưởng, đề cao tinh thần đồng đội và hợp tác. Các thành viên trong nhóm cùng nhau chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung. Kaizen cũng khuyến khích sự giao tiếp cởi mở, minh bạch, giúp giải quyết mâu thuẫn và tạo dựng niềm tin giữa các cấp trong doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.
Hệ thống Kaizen còn góp phần xây dựng văn hóa kỷ luật và tuân thủ quy trình. Năng suất và hiệu quả được nâng cao nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ lãng phí và sai sót. Tạo ra môi trường làm việc an toàn, gọn gàng, ngăn nắp, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
III. Quy trình Kaizen
Vì Kaizen là một quy trình từng bước, hành trình triển khai hiệu quả chỉ có thể tiến triển bằng cách đặt ra những câu hỏi đúng đắn. Việc nắm vững các yếu tố then chốt và nguyên tắc cốt lõi của Kaizen sẽ giúp tổ chức đi đến thành công, bởi nó đặt nền tảng cho việc kỳ vọng kết quả. Dưới đây là những câu hỏi định hướng chính giúp bạn bắt đầu (và duy trì) các sáng kiến cải tiến liên tục tại nơi làm việc:
1. Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì?
Nếu một nền văn hóa chống thay đổi liên tục là không tốt, thì việc đầu tư nguồn lực vào việc giải quyết sai vấn đề còn tệ hơn. Các nhà lãnh đạo nên phủ nhận những giả định của mình về điều gì (hoặc ai) mà họ cho là sai và đào sâu hơn vào vấn đề bằng cách thực hành Gemba walk và phân tích nguyên nhân gốc rễ . Hãy đặt mình vào vị thế tốt hơn để xác định những thiếu sót về chất lượng bằng cách trực tiếp giao tiếp với nhân viên và quan sát công việc của họ. Hãy nhớ đừng chỉ trích, tìm lỗi và đổ lỗi cho mọi người; thay vào đó, hãy rộng lượng tiếp thu mọi thứ đang diễn ra.
2. Làm thế nào chúng ta có thể giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề?
Một trong những kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhất là Phân tích 5 Whys, và việc thực hiện phương pháp này để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề có thể hiệu quả trong việc xây dựng các giải pháp ngăn ngừa tái diễn. Được trang bị những đề xuất sáng tạo từ nhân viên và được hỗ trợ bởi thông tin giá trị từ nơi công việc diễn ra, giờ đây các nhà quản lý có thể thực hiện những cải tiến chi phí thấp nhưng mang lại giá trị cao, phù hợp với mục tiêu chất lượng của tổ chức.
3. Những thay đổi có được thực hiện một cách nhất quán không?
Hãy hành động bằng cách tự mình thay đổi cách làm việc và ghi nhận những ảnh hưởng của nó đến chất lượng đầu ra. Kaizen dành cho tất cả mọi người – nghĩa là nó có thể được áp dụng không chỉ bởi các thành viên trong nhóm mà còn bởi các nhà lãnh đạo – và nên được áp dụng ở mọi nơi, chứ không chỉ tại xưởng sản xuất. Tiết kiệm thời gian và chi phí khỏi việc giám sát thủ công tại các địa điểm khác nhau và ở mọi cấp độ của công ty bằng cách tập trung quản lý Kaizen.
4. Những nỗ lực cải tiến liên tục của chúng ta tạo ra tác động gì?
Cá nhân có xu hướng từ bỏ việc áp dụng Kaizen vì họ không thể ngay lập tức nhìn thấy hoặc cảm nhận được sự khác biệt mà những hành động tưởng chừng nhỏ bé của mình mang lại cho toàn công ty. Báo cáo A3 hoặc báo cáo 8D là những tài liệu lý tưởng để chia sẻ với nhân viên vì chúng theo dõi hiệu suất, đo lường hiệu quả của những thay đổi đã triển khai và được chứng minh là truyền đạt hiệu quả tác động của các sáng kiến Kaizen. Theo nguyên tắc chung, cải tiến liên tục được thực hiện đúng cách sẽ mang lại kết quả tích cực, lâu dài, gia tăng đáng kể giá trị cho toàn bộ tổ chức. Hãy ghi nhớ những giải pháp có tác động mạnh mẽ nhất để biết công ty cần dừng lại, bắt đầu và tiếp tục những hành động nào.
5. Chúng ta có thể tiếp tục cải thiện bằng cách nào nữa?
Con đường cải tiến liên tục không được đánh dấu bằng thái độ cầu toàn mà là khát vọng phát triển – cả về mặt cá nhân lẫn tổ chức. Đạt được 50% mục tiêu cải tiến ngay bây giờ là tốt; hãy ăn mừng chiến thắng nhưng đừng bao giờ ngừng cải tiến. Hãy chủ động giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc bởi vì Kaizen là một quá trình không ngừng nghỉ. Chu trình Kaizen hướng đến việc liên tục tạo ra những đổi mới định hình ngành công nghiệp qua nhiều năm cải tiến liên tục.
IV. Ví dụ về Kaizen trong sản xuất
Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số ví dụ về ứng dụng thực tế của Kaizen.
- Trong một lần đi Gemba, một quản lý nhận thấy một nhóm công nhân đang làm việc cầm chừng trong một khoảng thời gian dài. Họ nói với anh rằng họ làm vậy vì không thể quay lại làm việc cho đến khi lô sản phẩm được giao. Thông qua một sự kiện Kaizen với sự tham gia của các bộ phận từ bộ phận kế hoạch, bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất, những thay đổi được thực hiện trong quy trình để các công nhân có thể bắt đầu làm việc với lô sản phẩm đó ngay lập tức.
- Một dây chuyền lắp ráp đang hoạt động dưới hiệu suất tối ưu. Sau khi kiểm tra, người ta phát hiện ra rằng công nhân tốn rất nhiều thời gian đi bộ đến trạm khác để lấy dụng cụ, vốn thường được các đội khác sử dụng. Bằng cách đặt mua dụng cụ mới và đặt chúng gần dây chuyền lắp ráp, vấn đề đã được khắc phục.
- Sản xuất thường bị gián đoạn do một máy móc nào đó bị hỏng. Sau một sự kiện Kaizen, người ta phát hiện ra rằng máy móc không được bảo trì đúng cách và các bộ phận bị hao mòn. Bằng cách lên lịch bảo trì thường xuyên, máy móc được chăm sóc đúng cách và không còn bị hỏng nữa.