Lean Manufacturing hay Lean Production đều có nghĩa là sản xuất tinh gọn. Lean Manufacturing giúp doanh nghiệp giải quyết một trong những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra với bất kỳ doanh nghiệp nào: đó chính là lãng phí. Khi một doanh nghiệp không tận dụng được hết tất cả các nguồn lực của mình tức là sẽ mất đi tính hiệu quả dẫn đến việc sản xuất bị trì trệ. Các nguồn lực bị bỏ quên này bao gồm tất cả mọi thứ từ quản lý sản xuất đến kỹ năng của các nhân viên.
Tất nhiên, ngành công nghiệp đầy rẫy sự lãng phí (gọi chung là chất thải), cho dù đó là những người lao động nhàn rỗi hay những vật liệu không sử dụng không thể tái chế hoặc tái sử dụng đều trở thành lực cản đối với năng suất sản xuất của doanh nghiệp.
Xem thêm: Thời gian chết trong sản xuất – Downtime là gì?
I. Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn là gì?
Sản xuất tinh gọn là một hệ thống sản xuất tập trung vào việc giảm thiểu chất thải, tạo ra giá trị cho khách hàng và tìm cách cải tiến quy trình liên tục. Điều này đạt được bằng cách áp dụng các nguyên tắc, kỹ thuật và công cụ quản lý dự án tinh gọn . Phương pháp tinh gọn lần đầu tiên được triển khai trong hệ thống sản xuất Toyota (TPS), hệ thống này đã cách mạng hóa quy trình sản xuất của công ty.
II. Nguyên tắc lean manufacturing – sản xuất tinh gọn
Dưới đây là năm nguyên tắc quản lý tinh gọn được áp dụng để tối ưu hóa hệ thống sản xuất tinh gọn:
1. Giá trị: Trước khi bắt đầu xác định và loại bỏ lãng phí, doanh nghiệp cần xác định điều gì có giá trị đối với khách hàng. Một khi khách hàng xác định những gì có giá trị đối với họ, doanh nghiệp có thể tạo ra một sản phẩm chỉ có những gì cần thiết và loại bỏ tất cả các công việc và thành phần không cần thiết liên quan đến nó.
2. Bản đồ dòng giá trị: Bản đồ dòng giá trị cho phép nhà quản lý hình dung từng bước trong quy trình sản xuất để xác định lãng phí và cơ hội cải tiến.
3. Tạo dòng chảy: Một trong những mục tiêu của sản xuất tinh gọn là cải tiến quy trình . Đó là bởi vì một cải thiện các bước trong dòng giá trị, doanh nghiệp có thể giảm thời gian sản xuất của mình.
4. Hệ thống kéo: Hệ thống kéo bao gồm việc bắt đầu công việc mới khi có nhu cầu của khách hàng. Đây là những gì hỗ trợ sản xuất đúng lúc.
5. Cải tiến liên tục: Nguyên tắc tinh gọn này bao gồm việc liên tục sử dụng các kỹ thuật tinh gọn như lập bản đồ dòng giá trị để tìm và loại bỏ lãng phí.
Chính nhờ các nguyên tắc này mà phương pháp sản xuất tinh gọn giúp cải thiện hệ thống sản xuất. Lean Manufacturing giúp đơn giản hóa cấu trúc hoạt động để hiểu, thực hiện và quản lý môi trường làm việc. Để thực hiện tất cả những điều này cùng một lúc, Toyota áp dụng phương pháp cố vấn được gọi là Senpai và Kohai, nghĩa là cấp cao và cấp dưới. Điều này thúc đẩy tư duy tinh gọn trong toàn bộ cơ cấu tổ chức từ nhóm trở lên.
III. Các loại lãng phí trong quy trình lean manufacturing – sản xuất tinh gọn
Lãng phí không phải là một khái niệm đơn giản trong quản lý tinh gọn. Để quản lý dự án tinh gọn đạt hiệu quả cao nhất, tất cả các loại lãng phí phải được xác định và loại bỏ. Chúng ta sẽ điểm qua tám loại lãng phí trong quản lý tinh gọn.
Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét bảy loại chất thải sản xuất tinh gọn được Taiichi Ohno, kỹ sư trưởng của Toyota, phát triển cho hệ thống sản xuất Toyota (TPS).
1. Vận chuyển không cần thiết: Việc vận 
chuyển nhân viên, công cụ, vật liệu hoặc thiết bị không cần thiết là lãng phí cần phải được loại bỏ bằng cách tối ưu hóa bố trí nhà xưởng.
2. Tồn kho dư thừa: Có hàng tồn kho dư thừa có thể dẫn đến một số vấn đề như không xác định được sản phẩm bị lỗi kịp thời hoặc tăng thời gian thực hiện trong quá trình sản xuất, trong số những vấn đề khác.
3. Chuyển động không cần thiết của con người, thiết bị hoặc máy móc: Chất thải này được loại bỏ bằng cách áp dụng các kỹ thuật quản lý khoa học để tối ưu hóa chuyển động mà con người, thiết bị hoặc máy móc thực hiện trong quá trình sản xuất.
4. Chờ đợi (Công nhân nhàn rỗi hoặc Thiết bị không hoạt động): Loại lãng phí này xảy ra khi nhân viên không thể làm việc vì họ đang chờ vật liệu hoặc thiết bị, hoặc trong trường hợp ngược lại, có thể có thiết bị không hoạt động đang chờ bảo trì.
5. Sản xuất thừa: Sản xuất thừa dẫn đến dư thừa hàng tồn kho và các vấn đề khác trong quá trình sản xuất. Đó là lý do tại sao sản xuất tinh gọn áp dụng phương pháp sản xuất đúng lúc, chỉ bao gồm sản xuất những gì khách hàng yêu cầu.
6. Gia công quá mức: Sự lãng phí này bao gồm việc thêm các thành phần hoặc tính năng vào sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu, điều này khiến chúng trở nên không cần thiết.
7. Các khiếm khuyết: Có sản phẩm bị lỗi, đó là một sự lãng phí phải được giảm thiểu càng nhiều càng tốt. Chúng có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và làm tăng chi phí.
Ngoài các loại lãng phí này, các chuyên gia sản xuất tinh gọn đã đề xuất loại lãng phí thứ 8 được gọi là “tài năng hoặc sự khéo léo không được sử dụng”, xảy ra khi ý kiến của người lao động không được tính đến khi xác định các loại chất thải và cải tiến quy trình sản xuất. Phản hồi của họ rất quan trọng vì họ gặp phải các vấn đề hàng ngày và suy nghĩ của họ có thể rất hữu ích trong quá trình lập bản đồ dòng giá trị.
Để đơn giản hóa mọi thứ và dễ hiểu hơn, các loại lãng phí này có thể được nhóm thành 3 loại rộng hơn.
Mura: Không đồng đều, hoặc lãng phí do sự biến động của nhu cầu. Điều này có thể xuất phát từ yêu cầu của khách hàng, nhưng cũng có thể do một tổ chức bổ sung thêm các dịch vụ mới và do đó công việc bổ sung.
Muri: Quá tải, hoặc lãng phí do cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Điều này liên quan đến việc phân bổ tài nguyên . Khi có quá ít người cố gắng làm quá nhiều việc, họ thường lãng phí thời gian để chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Muda: Công việc không gia tăng giá trị hoặc quá trình lãng phí. Chất thải này đến như một sản phẩm phụ của thứ khác. Hãy nghĩ về ba điều: giá trị, công việc mang lại giá trị tức thì cho khách hàng; chất thải cần thiết, là những hoạt động hỗ trợ gia tăng giá trị; và lãng phí không cần thiết, các hoạt động không tạo thêm giá trị. Do đó, Lean tối đa hóa giá trị, giảm thiểu lãng phí cần thiết và loại bỏ hoàn toàn những lãng phí không cần thiết.
IV. Công cụ Lean Manufacturing – sản xuất tinh gọn:
Để áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào quy trình sản xuất của mình, bạn sẽ cần một bộ công cụ sản xuất tinh gọn để giúp bạn xác định và loại bỏ lãng phí. Sự lãng phí đó có thể được tạo ra thông qua khối lượng công việc quá tải và không đồng đều. Việc loại bỏ chất thải từ bất kỳ hệ thống sản xuất nào giúp cải thiện chất lượng và thời gian sản xuất đồng thời giảm chi phí.
Một số công cụ quản lý tinh gọn bao gồm:
- SMED (trao đổi khuôn trong một phút, là cách nhanh chóng để chuyển từ quy trình sản xuất này sang quy trình sản xuất khác)
- Lập bản đồ dòng giá trị (Một bản đồ dòng giá trị cho phép người quản lý hình dung từng bước của quy trình sản xuất để xác định các cơ hội cải tiến quy trình)
- 5S (một phương pháp tổ chức nơi làm việc)
- Bảng Kanban (hiển thị quy trình làm việc)
- Poka-yoke (chống lỗi)
- Bảo trì toàn bộ năng suất (cải thiện tính toàn vẹn và chất lượng của quá trình sản xuất)
- Phân nhóm thứ tự xếp hạng (phân tích luồng sản xuất)
- Lập lịch một điểm
- Thiết kế lại các ô làm việc
- Xử lý nhiều quy trình
- Biểu đồ kiểm soát (để kiểm tra khối lượng công việc)
Các cách khác để tiếp cận sản xuất tinh gọn là sản xuất đúng lúc hoặc Phương thức Toyota, vì nó được công ty phát triển cho hệ thống sản xuất Toyota nổi tiếng. Ở đây, trọng tâm là cải thiện quy trình làm việc để loại bỏ sự không đồng đều thay vì lãng phí. Bảng Kanban rất cần thiết cho loại hình quản lý tinh gọn này.
Các mục tiêu cho cả hai cách tiếp cận đều giống nhau, nhưng các phương tiện để đạt được chúng hơi khác nhau. Theo Phương thức Toyota, cải thiện quy trình sản xuất là mục tiêu, nhưng làm như vậy lãng phí cũng được loại bỏ một cách tự nhiên. Những người ủng hộ quy trình sản xuất này cho rằng nó có quan điểm toàn hệ thống trái ngược với hệ thống sản xuất tinh gọn chỉ tập trung vào việc loại bỏ chất thải.
Lợi ích của sản xuất tinh gọn
Giảm hoặc loại bỏ lãng phí là điều cần thiết để quản lý dự án tinh gọn, nhưng lợi ích của sản xuất tinh gọn có thể khác nhau tùy thuộc vào đối tượng được hỏi. Một số người nói rằng nó đang làm tăng lợi nhuận của công ty trong khi những người khác duy trì những cải tiến của nó chỉ là để tạo ra giá trị khách hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng. Một số mục tiêu chung sau đây.
- Nâng cao chất lượng: Để duy trì tính cạnh tranh, các công ty không thể tự mãn mà phải đáp ứng mong muốn và nhu cầu thay đổi của khách hàng. Do đó, các quá trình phải được thiết kế để đáp ứng các mong đợi và yêu cầu của họ. Việc áp dụng quản lý chất lượng tổng thể có thể làm cho việc cải tiến chất lượng trở thành một ưu tiên.
- Quản lý hàng tồn kho: Nhờ phương pháp sản xuất vừa kịp thời, sản xuất tinh gọn làm giảm lượng hàng tồn kho dư thừa, giúp giảm chi phí và ngăn ngừa các vấn đề về sản xuất.
- Cải tiến quy trình: Hệ thống sản xuất tinh gọn luôn được cải tiến nhờ vào nguyên tắc tinh gọn “cải tiến liên tục”. Lập bản đồ dòng giá trị rất cần thiết cho việc này.
- Loại bỏ lãng phí: Lãng phí có hại cho chi phí, thời hạn và nguồn lực. Nó mất mà không thêm bất kỳ giá trị nào cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách loại bỏ lãng phí, hệ thống sản xuất tinh gọn có thể tạo ra sản phẩm tốt hơn, với chi phí thấp hơn.
- Giảm thời gian: Thời gian là tiền bạc, theo như câu ngạn ngữ, và lãng phí thời gian là lãng phí tiền bạc. Điều này đặc biệt đúng đối với ngành sản xuất. Giảm thời gian bắt đầu và kết thúc một dự án sẽ tạo ra giá trị bằng cách tăng thêm hiệu quả. Tìm hiểu và áp dụng một số chiến lược quản lý thời gian .
- Giảm Tổng chi phí: Tiết kiệm tiền khi công ty không lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân sự vào các hoạt động không cần thiết. Sản xuất thừa cũng làm tăng thêm chi phí lưu kho và kho bãi. Hiểu rõ ràng buộc ba là bước đầu tiên để hiểu quản lý chi phí.
Nói tóm lại, mục tiêu của Lean Manufacturing là nhắm đến: với cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng có đầu vào thấp hơn – ít thời gian hơn, ít mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít vật liệu hơn và ít chi phí hơn.