Hệ thống quản lý kho WMS – Warehouse Management System bao gồm phần mềm và quy trình cho phép các tổ chức kiểm soát và quản lý hoạt động của kho từ khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu nhập kho cho đến khi chuyển đi.
1. Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng làm gì?
Các nhà kho đóng vai trò trung tâm của hoạt động sản xuất và chuỗi cung ứng vì chúng chứa tất cả nguyên liệu được sử dụng hoặc sản xuất trong các quá trình đó, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Mục đích của hệ thống quản lý kho hàng WMS là giúp đảm bảo hàng hóa và vật liệu di chuyển qua các kho hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Một WMS xử lý nhiều chức năng cho phép các chuyển động này, bao gồm theo dõi hàng tồn kho, chọn, nhận và chuyển hàng.
WMS cũng cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho của tổ chức tại bất kỳ thời điểm và địa điểm nào, cho dù đang ở trong cơ sở hay đang vận chuyển.
2. Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS phù hợp với chuỗi cung ứng ở đâu?
Chuỗi cung ứng chỉ có thể hoạt động nhanh chóng, chính xác và hiệu quả khi các quy trình nhà kho cho phép. WMS đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng bằng cách quản lý các quy trình thực hiện đơn hàng, từ nhận nguyên liệu thô đến vận chuyển thành phẩm.
Ví dụ, nếu nguyên liệu thô không được nhận đúng cách hoặc các bộ phận bị thất lạc trong nhà kho, chuỗi cung ứng có thể bị chậm lại hoặc gián đoạn. WMSes rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng các quy trình này hoạt động trơn tru bằng cách theo dõi hàng tồn kho và đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và phân loại đúng cách, cũng như vận chuyển và theo dõi chính xác.
Một WMS thường được sử dụng cùng với hoặc tích hợp với các hệ thống liên quan khác, bao gồm ERP , hệ thống quản lý vận tải (TMS) và hệ thống quản lý hàng tồn kho.
3. Các loại hệ thống quản lý kho
Phần mềm quản lý kho có nhiều loại và nhiều phương pháp triển khai, và loại thường phụ thuộc vào quy mô và tính chất của tổ chức. Chúng có thể là các hệ thống hoặc mô-đun độc lập trong hệ thống ERP lớn hơn hoặc bộ thực thi chuỗi cung ứng.
WMSes cũng có thể rất khác nhau về độ phức tạp. Một số tổ chức nhỏ có thể sử dụng một loạt tài liệu bản cứng hoặc tệp bảng tính đơn giản, nhưng hầu hết các tổ chức lớn hơn – từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đến các công ty doanh nghiệp – sử dụng phần mềm WMS phức tạp. Một số thiết lập WMS được thiết kế đặc biệt cho quy mô của tổ chức và nhiều nhà cung cấp có các phiên bản của sản phẩm WMS có thể mở rộng đến các quy mô tổ chức khác nhau. Một số tổ chức xây dựng WMS của riêng họ từ đầu, nhưng phổ biến hơn là triển khai WMS từ một nhà cung cấp đã có tên tuổi.
Một WMS cũng có thể được thiết kế hoặc cấu hình cho các yêu cầu cụ thể của tổ chức; ví dụ: nhà cung cấp thương mại điện tử có thể sử dụng WMS có các chức năng khác với nhà bán lẻ truyền thống. Ngoài ra, một WMS cũng có thể được thiết kế hoặc cấu hình đặc biệt cho các loại hàng hóa mà tổ chức bán; ví dụ: một nhà bán lẻ đồ thể thao sẽ có các yêu cầu khác với một chuỗi cửa hàng tạp hóa.
3.1. Tính năng của hệ thống quản lý kho
- Thiết kế nhà kho , cho phép các tổ chức tùy chỉnh quy trình làm việc và logic lấy hàng để đảm bảo rằng nhà kho được thiết kế để phân bổ hàng tồn kho được tối ưu hóa. WMS thiết lập rãnh thùng để tối đa hóa không gian lưu trữ và giải thích sự khác biệt trong hàng tồn kho theo mùa.
- Theo dõi hàng tồn kho , cho phép sử dụng hệ thống theo dõi nâng cao và nhận dạng tự động và thu thập dữ liệu (AIDC), bao gồm RFID và máy quét mã vạch để đảm bảo rằng hàng hóa có thể được tìm thấy dễ dàng khi chúng cần di chuyển.
- Tiếp nhận và lưu kho , cho phép lưu kho hàng tồn kho và thu hồi, thường với pick-to-light (hệ thống sử dụng các modules ánh sáng chỉ dẫn cho người quản lý vị trí chính xác của hàng hóa trong kho) hoặc công nghệ pick-to-voice (nhận diện sản phẩm bằng giọng nói) cho nhân viên kho giúp xác định vị trí hàng hoá.
- Chọn và đóng gói hàng hóa , bao gồm chọn khu vực, chọn sóng và chọn hàng loạt. Nhân viên kho cũng có thể sử dụng các chức năng phân vùng theo lô và xen kẽ nhiệm vụ để hướng dẫn các công việc chọn và đóng gói một cách hiệu quả nhất.
- Vận chuyển , cho phép WMS gửi vận đơn (B / L) trước chuyến hàng, tạo danh sách đóng gói và hóa đơn cho lô hàng và gửi thông báo về lô hàng trước cho người nhận.
- Quản lý lao động , giúp quản lý kho giám sát hiệu suất của công nhân bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho biết công nhân thực hiện trên hoặc dưới tiêu chuẩn.
- Quản lý bến bãi , hỗ trợ tài xế xe tải đi vào nhà kho để tìm bến xếp hàng phù hợp. Việc sử dụng quản lý bến bãi và bến tàu phức tạp hơn cho phép kết nối chéo và các chức năng khác của hậu cần trong và ngoài nước.
- Báo cáo , giúp người quản lý phân tích hiệu quả hoạt động của kho hàng và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện.
WMS dựa trên đám mây
Hệ thống quản lý kho hàng, cùng với các hệ thống doanh nghiệp khác như ERP, bắt đầu là các hệ thống được chạy trên các máy chủ tại chỗ của một tổ chức. Mô hình này đã và đang thay đổi và các WMS dựa trên đám mây phổ biến hơn khi các tổ chức nhận ra lợi ích của việc chạy các hệ thống trên đám mây.
Đặc điểm chính của WMS dựa trên đám mây so với hệ thống tại chỗ truyền thống là phần mềm được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp WMS hoặc nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Điều này sẽ loại bỏ gánh nặng cài đặt, quản lý và nâng cấp hệ thống khỏi bộ phận CNTT của tổ chức.
Bởi vì chúng dễ cài đặt hơn và quản lý ít tốn kém hơn, các WMS dựa trên đám mây có xu hướng được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng. Các doanh nghiệp lớn hơn thường triển khai WMS tại chỗ vì họ cần các hệ thống được tùy chỉnh cao đáp ứng các yêu cầu của ngành cụ thể của họ và họ có đủ nguồn lực để quản lý các yêu cầu CNTT.
Ưu điểm của WMS dựa trên đám mây bao gồm:
- Thực hiện nhanh hơn. Các WMS tại chỗ truyền thống thường có thể mất hàng tháng để triển khai, trong khi việc triển khai WMS dựa trên đám mây có thể được hoàn thành trong vài tuần, tùy thuộc vào mức độ phức tạp. Điều này có nghĩa là các tổ chức có một con đường nhanh hơn để đạt được ROI tích cực và có thể tận dụng các khả năng của WMS đám mây sớm hơn, đây là một lợi ích to lớn trong nền kinh tế hiện đại có nhịp độ nhanh.
- Nâng cấp ít phức tạp hơn. Mô hình triển khai SaaS cho WMS dựa trên đám mây bao gồm các bản nâng cấp thường xuyên được lên lịch trong đó tất cả các bản cập nhật và cấu hình được xử lý bởi nhà cung cấp. Điều này có nghĩa là các tổ chức luôn sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm và dành thời gian và tài nguyên tối thiểu để quản lý mỗi lần nâng cấp.
- Giá rẻ. Các WMS dựa trên đám mây không yêu cầu cài đặt phần cứng, phần mềm và quản trị viên CNTT để quản lý chúng. Do đó, chúng có chi phí trả trước thấp hơn và đôi khi là chi phí liên tục so với hệ thống tại chỗ. Chúng cũng không yêu cầu các tùy chỉnh hoặc sửa đổi, điều này có thể gây tốn kém cho các hệ thống tại chỗ. Nâng cấp hệ thống tại chỗ cũng có thể tốn kém, vì chúng có thể liên quan đến việc cài đặt lại và cấu hình lại phần mềm và trong một số trường hợp, nâng cấp phần cứng.
- Khả năng mở rộng. Các WMS dựa trên đám mây có thể được mở rộng quy mô nhanh chóng khi các tổ chức phát triển và chuỗi cung ứng trở nên phức tạp hơn. Chúng cũng linh hoạt hơn và có thể được cấu hình lại khi yêu cầu kinh doanh hoặc điều kiện thị trường thay đổi.
Nhược điểm của WMS dựa trên đám mây bao gồm những điều sau:
- Chi phí dài hạn. Mặc dù các WMS dựa trên đám mây thường có chi phí trả trước thấp hơn so với các hệ thống tại chỗ, nhưng việc thanh toán cho giấy phép hàng tháng hoặc hàng năm có thể đắt hơn về lâu dài. Các tổ chức cũng có thể phải chịu thêm chi phí để triển khai các mô-đun mới hoặc các gói hỗ trợ cao cấp.
- Tùy biến. Phần mềm SaaS WMS nói chung không thể tùy chỉnh, khiến nó ít phù hợp hơn cho các tổ chức cần sửa đổi phần mềm để đáp ứng các quy trình cụ thể của họ hoặc các yêu cầu của ngành.
- Các bản cập nhật. Các WMS dựa trên đám mây thường được cập nhật thường xuyên cho tất cả khách hàng. Mặc dù điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật, nhưng có thể yêu cầu khách hàng thay đổi quy trình thường xuyên để cập nhật phần mềm mới và người dùng có thể cần đào tạo lại mỗi khi phần mềm được cập nhật nếu những thay đổi là quan trọng.
Tất cả các nhà cung cấp WMS lớn (IBM, Microsoft, Oracle và SAP) đều cung cấp nhiều tùy chọn triển khai, bao gồm cả các hệ thống dựa trên đám mây. Các nhà cung cấp WMS chủ yếu dựa trên đám mây hoặc đám mây chỉ bao gồm Fishbowl, HighJump và SnapFulfil.
4. Lợi ích của hệ thống quản lý kho
Mặc dù một WMS phức tạp và tốn kém để thực hiện và vận hành, các tổ chức thu được nhiều lợi ích có thể biện minh cho sự phức tạp và chi phí.
Việc triển khai WMS có thể giúp tổ chức giảm chi phí lao động, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, cải thiện tính linh hoạt và khả năng phản hồi, giảm sai sót trong việc chọn và vận chuyển hàng hóa, đồng thời cải thiện dịch vụ khách hàng. Hệ thống quản lý kho hiện đại hoạt động với dữ liệu thời gian thực, cho phép tổ chức quản lý thông tin mới nhất về các hoạt động như đơn đặt hàng, lô hàng, biên nhận và bất kỳ chuyển động nào của hàng hóa .
WMS và IoT
Các thiết bị và cảm biến được kết nối trong các sản phẩm và vật liệu giúp các tổ chức đảm bảo họ có thể sản xuất và vận chuyển đúng số lượng hàng hóa với mức giá phù hợp đến đúng nơi vào đúng thời điểm. Tất cả những khả năng này đã trở nên rẻ hơn và phổ biến hơn nhờ IoT.
Dữ liệu IoT như vậy có thể tích hợp vào một WMS để giúp quản lý việc định tuyến sản phẩm từ điểm nhận hàng đến điểm cuối. Việc tích hợp cho phép các tổ chức phát triển chuỗi cung ứng dựa trên kéo, thay vì dựa trên đẩy. Chuỗi cung ứng dựa trên lực kéo được thúc đẩy bởi nhu cầu của khách hàng, điều này cho phép tổ chức linh hoạt hơn và đáp ứng nhanh hơn, trong khi chuỗi cung ứng dựa trên lực đẩy được thúc đẩy bởi những dự đoán dài hạn về nhu cầu của khách hàng.